Gestión de contactos

La libreta de contactos de Rubriq te permite guardar y organizar los datos de las personas con quienes frecuentemente intercambias documentos. Al crear un trámite, los contactos aparecen como sugerencias de autocompletado al agregar firmantes.

Acceder

Menú lateral → Contactos.
Ruta: /contacts

Tipos de contactos

Contactos personales

Contactos que solo tú puedes ver y usar. Ideales para tus firmantes frecuentes.

Contactos globales (de la organización)

Contactos compartidos con todos los miembros de tu organización. Visibles para cualquier usuario del equipo al crear trámites.

Los contactos globales tienen un límite según el plan de suscripción de tu organización.

Usa las pestañas en la parte superior para alternar entre personales y globales.

Crear un contacto

Haz clic en Agregar contacto (botón con ícono +).
Completa los campos:
Nombre (obligatorio): nombre completo.
Correo electrónico (obligatorio): dirección de email.
Empresa: organización del contacto.
Teléfono: número de contacto (opcional).
Haz clic en Guardar.

Editar un contacto

Haz clic en el ícono de edición (lápiz) junto al contacto.
Modifica los campos deseados.
Haz clic en Guardar.

Eliminar un contacto

Haz clic en el ícono de eliminar (papelera) junto al contacto.
Confirma la eliminación.

⚠️ Eliminar un contacto no afecta los trámites existentes donde ya fue agregado como firmante.

Buscar contactos

Usa el campo de búsqueda para encontrar contactos rápidamente por: - Nombre. - Correo electrónico. - Empresa.

La búsqueda es en tiempo real: los resultados se actualizan mientras escribes.

Importar contactos desde CSV

Para agregar múltiples contactos de una vez:

Haz clic en el botón Importar.
Descarga la plantilla CSV haciendo clic en el enlace proporcionado.
Completa la plantilla con los datos de tus contactos.
Sube el archivo CSV completado.
Rubriq procesará el archivo y creará los contactos.

Formato de la plantilla CSV

La plantilla incluye las siguientes columnas: - name — Nombre completo - email — Correo electrónico - company — Empresa (opcional) - phone — Teléfono (opcional)

Asegúrate de que los correos electrónicos sean únicos — si un contacto con el mismo email ya existe, se actualizará en lugar de duplicarse.

Exportar contactos a CSV

Para descargar tu lista de contactos:

Haz clic en el botón Exportar CSV.
Si estás en la pestaña de contactos personales, se exportan solo los personales.
Si estás en la pestaña de contactos globales, se exportan los globales.
El archivo CSV se descarga automáticamente.

Uso en trámites

Al crear un trámite y agregar firmantes:

Escribe el nombre o correo en el campo del firmante.
Rubriq sugiere coincidencias de tus contactos (personales y globales).
Selecciona un contacto de la lista para auto-completar nombre y correo.

Esto acelera la configuración de trámites con firmantes frecuentes.