Crear un trámite
Un trámite de firma en Rubriq permite enviar uno o más documentos PDF a un grupo de firmantes para que los firmen digitalmente con certificados .p12.
Acceder
- Desde el menú lateral, haz clic en Nuevo Trámite.
- O desde el Dashboard, haz clic en el botón Crear nuevo trámite.
- Ruta:
/documents/new
Paso 1 — Subir documentos
- Arrastra uno o más archivos PDF al área de carga, o haz clic para seleccionarlos.
- Cada archivo se muestra como una tarjeta con su nombre y tamaño.
- Puedes eliminar un archivo haciendo clic en el ícono ×.
Límite de tamaño: los archivos están sujetos al límite de tamaño configurado por el administrador. Si un archivo excede el límite, se mostrará un error.
Paso 2 — Configurar el trámite
Título
Asigna un título descriptivo al trámite (ej: "Contrato de prestación de servicios — Enero 2026").
Tipo de flujo
Elige cómo deben firmar los participantes:
| Tipo | Comportamiento |
|---|---|
| Secuencial | Los firmantes firman uno por uno, en el orden que configures. El siguiente firmante recibe su invitación solo cuando el anterior haya firmado. |
| Paralelo | Todos los firmantes reciben la invitación al mismo tiempo y pueden firmar en cualquier orden. |
| Híbrido | Combina bloques secuenciales y paralelos. Dentro de cada bloque los firmantes van en paralelo, pero los bloques se ejecutan en secuencia. |
Fecha límite (opcional)
Puedes establecer una fecha y hora límite para firmar. Al vencerse:
- El trámite se marca como Vencido.
- Los firmantes pendientes ya no podrán firmar.
- Recibirás una notificación por correo (si tienes activada la preferencia de trámites vencidos).
Comportamiento al vencer
- Flexible: las firmas ya obtenidas se mantienen, solo se detiene el proceso.
- Estricto: se cancela el flujo completo.
Permitir delegación
Si está activado, los firmantes podrán delegar su firma a otra persona. Ver Firmar un documento → Delegar.
Paso 3 — Agregar firmantes
Para cada firmante, configura:
Datos del firmante
- Nombre: nombre completo del firmante.
- Correo electrónico: dirección donde recibirá la invitación de firma.
- Autocompletar: al escribir, Rubriq sugiere coincidencias de tu libreta de contactos.
Razón de firma
Selecciona el motivo de la firma:
| Razón | Uso típico |
|---|---|
| Elaborado | Quien creó/redactó el documento. |
| Revisado | Quien verificó el contenido. |
| Aprobado | Quien da su aprobación formal. |
| Firmado | Firma genérica. |
| Autorizado | Quien autoriza una acción. |
| Asistencia | Registro de asistencia. |
Mensaje personalizado (opcional)
Un texto que se incluirá en el correo de invitación al firmante.
Posición de la estampa
Haz clic o arrastra sobre el visor del PDF para colocar la estampa de firma:
- Selecciona la página del documento donde aparecerá la estampa.
- Haz clic en la posición deseada o arrastra un recuadro.
- La posición se previsualiza en tiempo real sobre el documento.
Si no configuras la posición, el firmante podrá elegirla al momento de firmar.
Paso 4 — Organizar firmantes
En flujo secuencial
Usa las flechas ↑ y ↓ junto a cada firmante para cambiar el orden de firma.
En flujo híbrido
- Agregar bloque: crea un nuevo grupo de firmantes.
- Dentro de cada bloque, los firmantes van en paralelo.
- Los bloques se ejecutan en secuencia (el bloque 2 no inicia hasta que todos los del bloque 1 hayan firmado).
- Arrastra firmantes entre bloques o reordénalos.
Paso 5 — Enviar
- Revisa el resumen: documentos, firmantes, tipo de flujo y fecha límite.
- Haz clic en Crear trámite (o Enviar a firmar).
- El trámite se crea y:
- En flujo paralelo: todos los firmantes reciben su correo de invitación inmediatamente.
- En flujo secuencial: solo el primer firmante recibe la invitación. Los demás la recibirán cuando les corresponda.
- En flujo híbrido: los firmantes del primer bloque reciben la invitación.
Editar un trámite (borrador)
Si el trámite aún está en estado Borrador, puedes editarlo desde su página de detalle:
- Modificar título, firmantes, tipo de flujo y documentos.
- Ruta:
/documents/:id/edit
Una vez que el trámite pasa a En progreso (al menos un firmante fue notificado), ya no es posible editar la configuración. Solo podrás enviar recordatorios o cancelar el trámite.