Saltar a contenido

Firmar un documento

Esta guía es para firmantes: las personas que reciben una solicitud de firma digital a través de Rubriq. No necesitas tener una cuenta en Rubriq para firmar — basta con el enlace que recibes por correo electrónico.

Recibir la invitación

Cuando alguien te solicita firmar un documento recibes un correo con:

  • El nombre de quien te solicita la firma.
  • El título del trámite.
  • El motivo de firma (Elaborado, Revisado, Aprobado, etc.).
  • La fecha límite (si la hay).
  • Un enlace personal e intransferible para acceder al documento.

⚠️ El enlace es único y personal. No lo compartas con otras personas. Si necesitas que otra persona firme en tu lugar, usa la opción de delegación.

Acceder a la página de firma

  1. Haz clic en el enlace del correo.
  2. Se abre la página de firma con:
  3. El documento PDF para revisión.
  4. La información del trámite (título, quién te lo envía, motivo).
  5. Los botones de acción.

No es necesario iniciar sesión para firmar. El enlace contiene un token seguro que te identifica.

Revisar el documento

Antes de firmar, revisa el documento completo:

  • Usa los controles de zoom para acercar/alejar.
  • Navega entre páginas con los controles de paginación.
  • Si hay múltiples documentos en el trámite, cada uno se muestra por separado.

Firmar

Opción A — Con certificado almacenado (usuarios de Rubriq)

Si eres usuario de Rubriq y tienes un certificado .p12 guardado en tu perfil:

  1. La página detecta automáticamente tu certificado almacenado.
  2. Selecciona la opción Usar certificado guardado.
  3. Configura la posición de la estampa (si no fue preconfigurada).
  4. Haz clic en Firmar.

Opción B — Subir certificado .p12

Si no tienes certificado almacenado o no eres usuario registrado:

  1. Haz clic en el área de carga de certificado.
  2. Selecciona tu archivo .p12 o .pfx.
  3. Ingresa la contraseña del certificado.
  4. Configura la posición de la estampa (si no fue preconfigurada).
  5. Haz clic en Firmar.

Configurar la posición de la estampa

Si el creador del trámite no preconfiguró la posición de tu estampa:

  1. Selecciona la página donde quieres colocar tu firma.
  2. Haz clic en el PDF para posicionar la estampa.
  3. Puedes mover y ajustar la posición arrastrando el recuadro.
  4. La vista previa muestra cómo se verá tu estampa.

Configurar razón y localización

  • Razón de firma: viene preseleccionada según lo que configuró el solicitante. Puedes ajustarla si el trámite lo permite.
  • Localización: puedes escribir la ubicación desde donde firmas o usar el botón de geolocalización para detectar tu ubicación automáticamente.

Proceso de firma

Al hacer clic en Firmar:

  1. Se muestra un indicador de progreso.
  2. El PDF se firma digitalmente con tu certificado .p12 (estándar PAdES).
  3. La estampa de firma se incrusta visualmente en el documento.
  4. Al completarse, la página muestra un mensaje de éxito.

La firma es un proceso asíncrono — puede tardar unos segundos. No cierres la página mientras se procesa.

Solicitar copia

Antes o después de firmar, puedes activar la opción Solicitar copia del documento firmado. Cuando todos los firmantes hayan completado el proceso, recibirás por correo un enlace para descargar el documento final con todas las firmas.

Rechazar la firma

Si no deseas firmar el documento:

  1. Haz clic en el botón Rechazar (generalmente en rojo).
  2. Ingresa el motivo del rechazo en el campo de texto.
  3. Confirma el rechazo.

⚠️ El rechazo es irreversible. Una vez rechazado, no podrás volver a firmar ese documento. El creador del trámite será notificado de tu rechazo y el motivo.

Delegar la firma

Si el trámite tiene habilitada la delegación, puedes transferir tu responsabilidad de firma a otra persona:

  1. Haz clic en el botón Delegar (ámbar).
  2. Completa los datos del delegatario:
  3. Nombre completo del nuevo firmante.
  4. Correo electrónico donde recibirá la invitación.
  5. Motivo de la delegación (opcional).
  6. Confirma la delegación.

Al delegar:

  • Tu solicitud de firma se marca como Delegada.
  • Se crea una nueva solicitud para el delegatario con su propio enlace de firma.
  • El delegatario recibe un correo de invitación.
  • La estampa de firma del delegatario mostrará "Delegado por: [tu nombre]" en lugar del mensaje estándar.
  • El delegatario no puede delegar nuevamente (la cadena de delegación es de un solo nivel).

Si ya existe un banner indicando "Estás firmando en nombre de [nombre]", significa que eres tú quien recibió una delegación.

Descargar documentos firmados

Una vez que hayas firmado, puedes:

  • Descargar el documento individual firmado.
  • Descargar ZIP con todos los documentos del trámite (si son varios).

Estados posibles de tu firma

Estado Significado
Pendiente Aún no has firmado ni rechazado.
Firmado Tu firma digital fue aplicada correctamente al documento.
Rechazado Decidiste no firmar y proporcionaste un motivo.
Delegado Transferiste tu responsabilidad a otra persona.
Vencido La fecha límite pasó sin que firmaras.